Vrije ruimte
De werkkostenregeling zegt dat ondernemers maximaal 1,4 procent van het totale fiscale loon (de 'vrije ruimte') kunnen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Daarnaast kunnen ondernemers bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van tachtig procent.

Toepassing
De werkkostenregeling in de praktijk. Hoe werkt het? U kunt de regeling gebruiken door een stappenplan toe te passen.
Stap 1 : Is de vergoeding of verstrekking loon? De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de medewerker? Controleer dan of het onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of dat u het als loon van de medewerker behandelt.
Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte tachtig procent eindheffing.

Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen vallen niet binnen de werkkostenregeling. Dit betekent dat de bestaande regelingen van kracht blijven. Dus ook de voorwaarden voor het aantonen van het zakelijke karakter. Welke gerichte vrijstellingen er zijn, leest u hier.

Loon in natura waarderen
De waarde van het loon is het bedrag inclusief omzetbelasting van de inkoopfactuur. Dit is concreet een nieuwe manier van het waarderen van loon in natura volgens de werkkostenregeling. Er zijn twee gevallen waarbij u uit moet gaan van de waarde in het economisch verkeer: u hebt geen factuur en u hebt een factuur van een verbonden vennootschap.
Binnen de werkkostenregeling mag u de waarde van loon in natura niet meer vaststellen op de besparingswaarde. De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. De waardering van maaltijden die op de werkplek worden verstrekt en voor huisvesting en inwoning is binnen de werkkostenregeling wel vereenvoudigd. Voor andere normbedragen zijn kleine veranderingen doorgevoerd.

Loon in natura met nihilwaardering
Ook loon in natura met een nihilwaardering valt niet binnen de werkkostenregeling. Deze vergoedingen en verstrekking waardeert u op nihil.

Dit valt wél in de vrije ruimte
U kunt vergoedingen of verstrekkingen aan uw medewerkers die als loon worden aangemerkt en niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, in de vrije ruimte van 1,4 procent onder brengen. Hieronder vallen onder meer:

• Kerstpakketten en andere kleine geschenken.
• Parkeer-, veer- en tolgelden. Dit geldt niet voor de zakelijke auto.
• Werkruimte bij de werknemer thuis.
• Personeelsfeesten, -reizen en soortgelijke personeelsactiviteiten.
• Internet en soortgelijke communicatiemiddelen thuis.
• Contributie van personeelsverenigingen.